№40 від 12 березня 2021 року "Про організацію архівної справи у Сарненській міській раді"

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

МІСЬКОГО ГОЛОВИ

 

 

12 березня 2021 року                                                                                      №  40

 

 

"Про організацію архівної

справи у Сарненській міській раді"

 

 

 

         Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (зі змінами) та  Порядку утворення  та  діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів  України від 08 серпня 2007 року №  1004 (зі змінами), з метою організації архівної справи у Сарненській міській раді:

 

 

1. Затвердити "Положення про архівний підрозділ Сарненської міської ради" згідно додатку 1.

 

2. Затвердити "Положення про експертну комісію Сарненської міської ради" згідно додатку 2.

 

3. Утворити експертну комісію по впорядкуванню архівних документів Сарненської міської ради в складі згідно додатку 3.

 

4. Покласти функції по веденню діловодства і архівної справи Сарненської міської ради на загальний відділ Сарненської міської ради.

 

5. Розпорядження міського голови від 06.06.2017 № 57 « Про організацію архівної справи в міськвиконкомі» визнати  таким, що втратило чинність.

 

6. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету  Вячеслава Шимка.

 

 

Міський голова                                                                      Руслан СЕРПЕНІНОВ

 

                                                                           Додаток  1

                                                                           до розпорядження міського голови

                                                                           від  12.03.2021 № 40

 

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ Сарненської міської ради

 

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (зі змінами) при Сарненській міській раді утворюється архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Функції щодо ведення архіву покладаються на начальника загального відділу Сарненської міської ради.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архівний підрозділ Сарненської міської ради.

Положення про архівний підрозділ Сарненської міської ради, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом райдержадміністрації, після чого затверджується міським головою.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує міський голова, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує міський голова.
6. Основними завданнями архіву є:

• приймання від структурних підрозділів Сарненської міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
• контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Сарненської міської ради;
• участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Сарненської міської ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
• ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на  підприємствах, установах організаціях, затвердженими наказом Міністерства  юстиції України від 18.06.2015 № 100015, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (зі змінами) (далі - Правила), архівному відділу райдержадміністрації;
• проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Сарненської міської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з (кадрових питань) особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів  Національного архівного фонду, актів  про невиправні пошкодження документів тривалого ( понад 10 років) зберігання  та з кадрових питань (особового складу);
• створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
• організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
• підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Сарненської міської ради) документів Національного архівного фонду до архівного відділу Сарненської райдержадміністрації;
• участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації начальника загального відділу Сарненської міської ради, який відповідає за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

• вимагати від структурних підрозділів Сарненської міської ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
• повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
• надавати структурним підрозділам Сарненської міської ради рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
• запитувати від структурних підрозділів Сарненської міської ради відомості, необхідні для роботи;
• інформувати керівництво Сарненської міської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Сарненській міській раді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. До складу документів архіву входять:

• документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Сарненської міської ради, та документи з кадрових питань (особового складу);
• науково-технічна документація, аудіовізувальні та електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;
• фонди особового походження працівників Сарненської міської ради, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності міста;
• документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
• друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву Сарненської міської ради;
• довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

9. Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Сарненської міської ради окремо.
10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів Сарненської міської ради до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву Сарненської міської ради у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву Сарненської міської ради одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи  передаються до архіву Сарненської міської ради відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки  до передавання  на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за              № 1421/26198.  

 

 

 

Керуючий справами                                                                                                  

виконавчого комітету                                                                Вячеслав ШИМКО

                                                                          

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол  засідання ЕК архівного відділу

Сарненської райдержадміністрації

______________№___________________

 

 

 

                                                          

                                                                           Додаток 2

                                                                           до розпорядження міського голови

                                                                           від  12.03.2021 № 40

 

 

  ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію Сарненської міської ради

 

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 (зі змінами), розпорядженням міського голови утворюється експертна комісія (далі – ЕК) для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в процесі її діяльності, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕК архівного відділу райдержадміністрації, у зоні комплектування якої вона перебуває.

 

2. ЕК є постійно діючим органом. Рішення ЕК оформляються протоколом, затверджуються міським головою, після чого стають обов’язковими для виконання .

 

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, указами Президента України  та постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України,  нормативними актами Міністерства юстиції України, іншими нормативно-правовими актами та  цим положенням.

 

4. До складу ЕК, який затверджується міським головою, входять працівники загального відділу Сарненської міської ради, а також представники ЕК архівного відділу райдержадміністрації, у зоні комплектування якої вона перебуває.

Головою ЕК призначається, як правило, керуючий справами виконавчого комітету, а секретарем – керівник архівного підрозділу, або особа, відповідальна за архів.

 

5. Секретар ЕК за рішенням міського голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.
6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує міський голова, і звітує перед ним про проведену роботу. 

 

7. Завданням ЕК Сарненської міської ради є організація та проведення зі службою діловодства експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Сарненської міської ради. Розгляд  питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.

 

 

8. ЕК Сарненської міської ради приймає рішення про схвалення та подання до ЕК архівного відділу райдержадміністрації  проектів таких документів:

• описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду ( далі – НАФ);
• описи справ з кадрових питань (особового складу);
• описи справ тривалого зберігання;
• номенклатури справ;
• інструкції з діловодства;
• положення про службу діловодства, архівний підрозділи та ЕК;
• анотовані переліки унікальних документів НАФ;
• акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
• акти про вилучення документів з НАФ;
• акти про невиправні пошкодження документів НАФ;
• схвалення описів тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) та з кадрових питань (особового складу), переліків відомостей, що становлять службову інформацію, які складаються державними органами, органами місцевого самоврядування, іншими суб’єктами владних повноважень, у тому числі на виконання  делегованих повноважень;
• схвалення номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання органу місцевого самоврядування, що належать до сфери управління та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

 

9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

 

• контролювати дотримання окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
• вимагати від відповідальних працівників розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;
• одержувати від відповідальних працівників відомості та пропозиції, необхідні для визначення експертизи цінності документів;
• визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕПК державного архіву  або з ЕК органу вищого рівня;
• заслуховувати на своїх засіданнях відповідальних працівників про хід підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
• запрошувати на засідання як консультантів та експертів працівників архівного відділу райдержадміністрації;
• інформувати керівництво Сарненської міської ради з питань, що входять до компетенції ЕК.

 

10. Засідання ЕК проводяться не рідше ніж один раз на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

 

11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК міським головою.

 

12. У разі відмови міського голови  затвердити протокол  засідання ЕК комісії її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби.

 

 

 

 

Відповідальний за

ведення діловодства                                                                  Олена ІВАНКОВА

 

 

 

 

 

СХВАЛЕНО

 

Протокол засідання ЕК

архівного відділу Сарненської РДА

від ____________ №_______

 

 

 

 

Керуючий     справами

виконавчого комітету                                                                 Вячеслав ШИМКО

 

 

 

                                                                           Додаток  3

                                                                           до розпорядження міського голови

                                                                           від  12.03.2021 №  40

 

 

 

Експертна комісія Сарненської міської ради

по впорядкуванню архівних документів

 

 

 

 

Шимко Вячеслав Мусійович         -  керуючий справами виконавчого комітету,

                                                            голова  комісії.

 

Іванкова Олена  Петрівна                        - начальник загального відділу Сарненської

                                                          міської ради, секретар комісії.

 

                                                ЧЛЕНИ КОМІСІЇ:

 

 

Мичка Андрій Іванович                          - секретар ради.

 

Карпова Олена Миколаївна          - в.о. начальника юридичного відділу.

                                     

Думніцька Ольга Петрівна            -  начальник відділу фінансово-господарського

                                                           забезпечення.

 

 

 

 

 

 

 

Керуючий      справами

виконавчого комітету                                                                 Вячеслав ШИМКО