Порядок здачі документів у Трудовий архів у разі ліквідації установи

Передавання документів до архіву у разі припинення установи

1. Порядок передавання від установи до архіву у разі припинення (ліквідації) установи передбачається в розпорядчому документі (постанова, рішення, наказ, розпорядження) про її припинення.
2. Передавання документів установи у разі припинення (ліквідації) входить до обов’язків ліквідаційної комісії або ліквідатора, призначених для передавання справ і майна. Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.
3. Голова ліквідаційної комісії або ліквідатор готують пакет документів що складається з завірених копій розпорядчих документів на підставі який прийнято рішення про ліквідацію установи, визначено склад комісії, заходи з ліквідації та з супровідним листом подає їх до КУ « Трудовий архів» Сарненської міської ради.
4. Установа що ліквідується повинна звернутись до архіву в адміністративно-територіальній одиниці якого, відповідно до реєстрації перебуває вона і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження архіву.
5. При проведенні ліквідаційних заходів в установі здійснюється перевірки, у тому числі з фінансово-господарської діяльності, та проводиться науково-технічне опрацювання документів (упорядкування) їх підготовка для подальшого зберігання і використання, яка включає до себе наступні етапи:

• проведення експертизи  цінності документів, що утворились в діяльності установи, систематизацію документів у справи, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису до документів справи, оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи;
• складання та оформлення справ постійного зберігання, справ з кадрових питань (особового складу), справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опису справ тимчасового зберігання, які підлягають передаванню на зберігання до архівної установи та, у разі необхідності, акту про не виявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано
• складання та оформлення акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду до якого вносяться документи, термін зберігання яких закінчився

7. Експертна комісія (далі – ЕК) архіву проводить розгляд поданих із супровідним листом відповідних описів справ та актів підготовлених установою після закінчення упорядкування. Після схвалення, погодження описів справ та актів ЕК  архіву проводиться їх затвердження головою ліквідаційної комісії.
8. Голова ліквідаційної комісії (ліквідатор) готує лист до архіву про приймання-передавання документів установи, що ліквідується. В листі обов’язково вказується назва і номер документу (постанова, рішення, ухвала, акт), що є підставою для  ліквідації (банкрутства), кількість та хронологічні межі документів, що підлягають передаванню до архіву (з моменту створення установи і до моменту її ліквідації), та наявність відповідних описів справ у тому числі і тимчасового зберігання.
9. Перед передаванням до архіву проводиться перевіряння наявності і стану справ документів, із укладанням відповідного акту, перевіряється наявність та необхідна кількість усіх обліково-довідкових документів, складається акт про приймання-передавання документів та проводиться пакування документів для подальшого транспортування. Документи до архіву доставляються транспортом за рахунок установи – здавальника.

      Архів за підсумками приймання на зберігання архівних документів, що підлягають зберіганню, готує та надає для державного реєстратора довідку про приймання документів на архівне зберігання, необхідну для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи.

Покрокова інструкція

Для передавання документів в архів при ліквідації установи необхідно дотримуватися наступних кроків:

1. Голова ліквідаційної комісії або ліквідатор готують пакет документів що складається з завірених копій розпорядчих документів на підставі який прийнято рішення про ліквідацію установи, визначено склад комісії, заходи з ліквідації та з супровідним листом подає їх до архіву.
2. Установа що ліквідується повинна звернутись до архіву в адміністративно-територіальній одиниці якого, відповідно до реєстрації перебуває вона і (або) сфера суспільних відносин, на які поширюються повноваження архіву.

           Архівом на підставі нормативно-правових документів проводиться вивчення наданих документів та способу припинення установи (ліквідації) та визначається кому передаються документи установи, що ліквідується. (розділ ХV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (зі змінами) (далі – Правила).

3. При проведенні ліквідаційних заходів в установі здійснюється перевірка, у тому числі з фінансово-господарської діяльності, та проводиться науково-технічне опрацювання документів (упорядкування) їх підготовка для подальшого зберігання і використання, яка включає до себе наступні етапи:

• проведення експертизи  цінності документів, що утворились в діяльності установи, систематизацію документів у справи, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису до документів справи, оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (розділи V, VI Правил);
• складання та оформлення справ постійного зберігання, справ з кадрових питань (особового складу), справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опису справ тимчасового зберігання, які підлягають передаванню на зберігання до архівної установи та у разі необхідності акту про нестачу справ (документів) в установі (розділ VII, VIII Правил)

Форма опису справ постійного зберігання

Форма опису справ з кадрових питань (особового складу)

Форма опису справ тривалого (понад 10 років)

Акт про не виявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано

Складання та оформлення акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, до якого вносяться документи, термін зберігання яких закінчився (розділ V Правил) 

4. Подання з супровідним листом на розгляд експертної комісії (далі – ЕК) архіву відповідних описів справ та актів підготовлених після закінчення упорядкування.
5. Після схвалення, погодження описів справ та актів ЕК архіву та їх затвердження головою ліквідаційної комісії готується лист про приймання-передавання документів установи, що ліквідується. В листі вказується назва і номер документу (постанова, рішення, ухвала, акт), що є підставою для ліквідації (банкрутства), кількість та хронологічні межі документів, що підлягають передаванню до архіву (з моменту створення установи і до моменту її ліквідації), та наявність відповідних описів справ у тому числі і тимчасового зберігання.
6. Перед передавання до архіву проводиться перевіряння наявності і стану справ документів, із укладанням відповідного акту, перевіряється наявність та необхідна кількість усіх обліково-довідкових документів, складається акт про приймання-передавання документів та проводиться пакування документів для подальшого транспортування. Документи до архіву доставляються транспортом за рахунок установи – здавальника
7. Архів за підсумками приймання на зберігання архівних документів, що підлягають зберіганню готує та надає для державного реєстратора архівну довідку, необхідну для проведення державної реєстрації припинення юридичної особи.

Нормативна база

1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 
2. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181(зі змінами) 
3. Порядок приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої затверджений наказом Міністерства юстиції України від 19.07.2017 № 2301/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20 липня 2017 року за № 884/30752
4. Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 428/22960 (зі змінами)