Порядок видачі архівних довідок
МИ ЗАВЖДИ РАДІ ДОПОМОГТИ ВАМ
У зв’язку зі збройною агресією Російської Федерації проти України, введенням воєнного стану в Україні, розривом дипломатичних відносин з Російською Федерацією і потребою виконання термінових заходів щодо збереженості Національного архівного фонду та порятунку життя архівістів, відповідно до листів Державної архівної служби України від 02.03.2022 № 1087/2.03-14/0 та від 14.04.2022 № 1419/2.03-14/0 Центральний державний архів вищих органів влади та управління України припиняє опрацювання та приймання на розгляд нових запитів фізичних та юридичних осіб, що надійшли з Російської Федерації, а також припиняє будь-яку комунікацію з архівними, іншими установами та громадянами Республіки Білорусь, яка є посібником агресії, опрацювання та надання відповідей на запити громадян цієї країни, які надходять на адресу архіву.
Надаємо такі послуги:
- Видаємо довідки громадянам про нарахування зарплати за 60 місяців до 01.07.2000 року.
2.Видаємо довідки громадянам про підтвердження трудового стажу.
- Видаємо довідки про прийом на роботу та звільнення з роботи, архівні витяги з наказів.
- Видаємо довідки про перебування в декретній відпустці по догляду за дитиною до 3-х років.
- Видаємо довідки громадянам про участь у виборах всіх рівнів.
- Видаємо копії рішення Районної комісії з прав реабілітованих ( репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав, у тому числі конфіскацію майна і наступну реабілітацію).
- Виконуємо запити надання документів про призначення пільгових пенсій.
- Видаємо довідки та акти про прийом на зберігання документів від підприємств, що ліквідуються.
- Видаємо довідки для державного реєстратора про те, що документи підприємства прийняті на зберігання.
- Виконуємо запити на вимогу правоохоронних органів та інших юридичних осіб.
- Приймаємо на зберігання документи від ліквідованих підприємств, установ та організацій.
Перелік необхідних документів:
заява або запит, трудова книжка, паспорт громадянина, податковий номер, доручення.
Термін виконання: від 7 до 30 днів
Довідки видаються за архівними фондами відповідних установ, підприємств, організацій.
Перелік платних послуг, які можуть надаватися КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради на договірних засадах, затверджені рішенням Виконавчого комітету Сарненської міської ради від 19.08.2021 року № 413.
Непрофільні запити – запити, що не відповідають профілю архіву, архів пересилає непрофільний запит за місцем зберігання затребуваних документів або надає відповідні рекомендації заявникові.Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. З дозволу керівництва архіву, з огляду на загальну кількість таких запитів, строк виконання може бути продовжено.
Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту довідки. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біографічних фактів наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою “так у документах”. Відсутність імен, по батькові, неможливість розшифрування тексту обумовлюється. У тексті довідки категорично забороняються коментарі, власні висновки та приписки виконавця. КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради, видає довідки або копії документів лише тих підприємств, установ та організацій, документи яких знаходяться на зберіганні в архіві.
Архів виконує запити лише за наявністю письмового звернення (заяви), яке подається до архіву, або надходить поштою, електронною поштою та складаються на ім’я директора КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради.
У заяві обов’язково вказується: прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер, повна адреса, номер телефону заявника. При особистому зверненні до архіву необхідно мати документ, що засвідчує особу, трудову книжку або доручення.
Директору КУ «Трудовий архів»
Сарненської міської ради
Гр.______________________________________________
______________________________________________
(Прізвище, ім’я та по батькові заявника)
Інд.номер______________________
Адреса проживання:
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
(Номер моб. телефону )
Заява
У зв’язку з вирішенням питань мого пенсійного забезпечення, прошу надати архівні довідки на мої запити, за час роботи в ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________
( повна назва установи чи організації )
1.Про розмір моєї заробітної плати за:______________________________________________________________
2.Трудовий стаж по рокам за: _______________________________________
3.Трудовий стаж по місяцям за _____________________________________
- Накази: №______від___________р., №________від________________р., №______від_______________р., №________від________________р., №______від_______________р., №________від________________р.,
- Про перейменування _______________________________________________________________________________________________________________________
- ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
де я працював (ла) ________________________________________________________________________________________________________________________________
( посада )
Примітка: якщо за час роботи у вище вказаній установі особа перебувала в декретній відпустці - вказати період її перебування
з __________________________ по ____________________________
Копію трудової книжки надаю.
Відповідно до ст.8 Закону України « Про захист персональних даних», даю згоду на використання Трудовим архівом наведених персональних даних.
____________________202___ р. _____________________
( підпис )
До відома заявників!
На виконання вимог ст.8 Закону України « Про захист персональних даних», КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради повідомляє про опрацювання та використання Ваших персональних даних при виконанні службових обов’язків, з метою уточнення та пришвидшення пошуку необхідних Вам відомостей та взаємодії з Вами. Зі свого боку, як володілець інформації, Трудовий архів гарантує її схоронність та конфедіційність.
На виконання звернень громадян у більшості випадків надаються:
Архівна довідка – підготовлений за запитом споживача і офіційно засвідчений архівом документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.
Архівна копія – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення тексту письмового або зображення графічного архівного документа.
Архівний витяг – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення частини тексту письмового або зображення графічного архівного документа, що стосується певного питання, факту або особи.
Підтвердження трудового стажу і заробітної плати
У зверненні (заяві) про стаж роботи, потрібно вказати прізвище, ім’я по батькові, під якими працював заявник, назву установи (підприємства, організації), цеху, (відділу), посаду(и), дату та номер наказу про призначення або звільнення.
У зверненні (заяві) про зарплату, необхідно вказати період за який потрібна довідка. Заява на довідку про заробітну плату подається на кожні 5 років окремо. Наявність копії трудової книжки за відповідний період, суттєво прискорює виконання запиту.
Для довідки про отримання грошових виплат під час роботи у дільничних виборчих комісіях з виборів Президента України, народних депутатів Верховної Ради, депутатів до місцевих рад, територіальних громад та сільських, седищних, міського голів Сарненського району, у зверненні (заяві) до архіву, слід вказати посаду, на якій працював заявник, номер дільничної виборчої комісії та номер територіального виборчого округу.
СТРОКИ виконання основних документів
- Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
- Запит народного депутата України– не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – у п’ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради – в установлений зазначеною радою строк. Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.
- Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня одержання. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
- Постанови та висновки колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
- Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору. Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору. Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору. Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
- Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту. У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту. У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
- Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження. Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
- Листи-доручення і листи-запити Укрдержархіву, місцевої державної адміністрації, інших установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
- Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.
