Положення про Комунальну установу “Трудовий архів” Сарненської міської ради
“ЗАТВЕРДЖЕНО”
рішенням виконавчого комітету
Сарненської міської ради
від 16.01.2021 № 62
ПОЛОЖЕННЯ
про Комунальну установу “Трудовий архів”
Сарненської міської ради
( нова редакція )
м.Сарни
2021 рік
I. Загальні положення
1.1.Комунальна установа «Трудовий архів» Сарненської міської ради (далі - Трудовий архів) створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).
1.1.1.Підприємство прийняте в комунальну власність Сарненської міської територіальної громади на підставі рішення Сарненської районної ради від 02.11.2020 року №1144 « Про передачу деяких обєктів із спільної власності територіальних громад Сарненського району у комунальну власність Сарненської міської ради Сарненського району Рівненської області» та рішення Сарненської міської ради від 20.11.2020 року № 12 « Про прийняття майна у комунальну власність Сарненської міської територіальної громади ».
1.1.2.Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
1.2.Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів міського бюджету, коштів бюджетів органів місцевого самоврядування, як субвенція на його утримання, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.
1.3.Власником Трудового архіву є Сарненська міська територіальна громада в особі Сарненської міської ради, яка здійснює правомочності щодо володіння, користування та розпорядження майном від імені та в інтересах громади. Трудовий архів належить до комунальної власності Сарненської міської територіальної громади, підпорядковується Власнику та підзвітний і підконтрольний Державному архіву області, архівному відділу районної державної адміністрації.
1.4.У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями і розпорядженнями органів місцевого самоврядування та положенням, затвердженим рішенням Сарненської міської радою. З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву, Державного архіву в Рівненській області.
1.5. Трудовий архів є юридичною особою, користується майном, що є комунальною власністю Сарненської міської територіальної громади, створюється як юридична особа публічного права, має власну печатку зі своїм найменуванням, штампи і бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби, рахунки в банку.
1.6. Повне найменування юридичної особи: Комунальна установа « Трудовий архів » Сарненської міської ради.
Код ЄДРПОУ 36492563.
1.6.1. Скорочене найменування юридичної особи: « Трудовий архів ».
1.7. Юридична адреса: 34502, вул. Демократична,34, м. Сарни, Рівненська обл.
1.8. З моменту реєстрації у встановленому порядку набуває статусу юридичної особи.
1.8.1. Припинення діяльності Трудового архіву здійснюється за рішенням власника або у випадках, передбачених законом, за рішенням суду або відповідних органів державної влади, відповідно до законодавства України.
1.8.2. У разі реорганізації чи ліквідації Трудового архіву працівникам, які звільняються, забезпечуються соціально-правові гарантії, передбачені законодавством України.
1.8.3. При ліквідації Трудового архіву майно та кошти, які залишилися після розрахунків із бюджетом, задоволення претензій кредиторів та працівників архіву, використовуються за рішенням власника.
1.8.4. Трудовий архів є таким, діяльність якого припинена, з дня внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців запису про припинення його діяльності.
II.Принципи діяльності, завдання та права
2.1. Основними завданнями Трудового архіву є:
1) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
2) додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
3.1. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державним архівом, архівним відділом райдержадміністрації ;
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
5) здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форми власності;
6) забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Сарненського району;
7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
8) проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу райдержадміністрації акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
15) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівної установи.
4.1. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:
1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан упорядкування документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому положенню;
4) відповідно до статті 35 Закону України « Про національний архівний фонд та архівні установи», Постанови Кабінету міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 « Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів » із змінами внесеними згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2004 року № 1608, від 18.05.2011 року № 508, наказу Держкомархіву від 24 січня 2001 року № 6 « Про затвердження порядку ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами », який зареєстрований в Міністерстві юстиції України 27 лютого 2001 року за № 179/5370, розробляти та подавати на затвердження сесії міської ради ціни і тарифи на послуги і застосовувати їх в роботі;
5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
7) брати участь у нарадах, які проводять міська рада, районна державна адміністрація, органи місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів Рівненської області, архівний відділ райдержадміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами;
8) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів);
9) Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з архівним відділом районної державної дміністрації, та затверджується директором Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву Рівненської області, архівному відділу районної державної адміністрації.
5.1. У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
III. Керівництво, фінансово – господарська діяльність
3.1. Трудовий архів Сарненськї міської ради є неприбутковою організацією та відповідно не є платником податку на прибуток підприємства відповідно до положень Податкового законодавстваУкраїни.
3.2. Управління Комунальною установою здійснюється Власником або уповноваженим органом – виконавчим комітетом Сарненської міської ради та Директором Трудового архіву. Безпосереднє керівництво діяльністю Трудового архіву здійснює директор Трудового архіву.
3.3 Трудовий архів очолює директор, який призначається на посаду на контрактній основі та звільняється з посади Власником, в особі Сарненського міського голови, у відповідності з чинним законодавством.
3.4. Директор призначається на посаду строком до п’яти років. При укладанні контракту з Директором, угодою сторін може бути обумовлений строк випробування з метою перевірки його відповідності займаній посаді, крім випадків коли випробування відповідно до законодавства не встановлюється;
1) У контракті передбачаються строки його дії, вимоги до ефективного використання і збереження майна, права, обов’язки та відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці;
2) Директор може бути звільнений з посади раніше закінчення терміну дії Контракту з підстав і в порядку, передбачених Кодексом законів про працю України та Контрактом, відповідно чинного законодавства України.
3.5. Директор Трудового архіву:
1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) призначає та звільняє працівників Трудового архіву, затверджує посадові інструкції, контролює виконання ними службових обов’язків;
3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;
5) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю;
6) укладає договори, в тому числі трудові, видає довіреності, відкриває рахунки в установах банків;
7) являється розпорядником коштів передбачених на утримання установи та переданого у користування майна і інших товарно- матеріальних цінностей, забезпечує їх цільове використання;
8) здійснює преміювання і встановлює надбавки працівникам у межах фонду заробітної плати , затвердженого в кошторисі в розмірах відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 15.11.2011 року № 3327/5 « Про умови оплати праці працівників архівних установ на основі Єдиної тарифної сітки », зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 р. за № 1305/20043 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції №513/5 від 02.04.2012 року, №1099/5 від 05.06.2013 року, №1620/5 від 01.10.2014 року, №2093/5 від 27.10.2015 року, №38/5 від 12.01.2016 року,№1798/5 від 29.06.2016 року, №81/5 від 16.01.2017 року, №2530/5 від 09.08.2017 року;
9) у межах своєї компетенції видає накази та інші акти, підписує та візує документи ;
10) надає відпустки у відповідності до чинного законодавства;
11) вирішує господарські питання;
12) створює належні умови для високопродуктивної роботи, забезпечує додержання законодавства про працю, соціальне страхування, правил та норм охорони праці, правил протипожежної безпеки, санітарних норм та техніки безпеки;
13) здійснює заходи з удосконалення організації роботи установи;
14) несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань та функцій установи, передбачених нормативно - правовими актами та цим Положенням, результати діяльності установи, використання комунального майна і грошових коштів, а також за недотримання норм цих актів, порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни:
- На період відпустки або на час відсутності директора, його обов’язки виконує провідний архівіст Трудового архіву.
- Виробничі, трудові і соціально-економічні відносини Трудового архіву з працівниками регулюються законодавством України про працю.
- Оплата праці працівників Трудового архіву здійснюється виходячи з особливостей управління підприємством, відповідно до умов та в межах фонду оплати праці, з урахуванням умов, передбачених законодавством України.
- Трудовий архів здійснює бухгалтерський облік та статистичну звітність, згідно із законодавством України.
- Директор Трудового архіву та головний бухгалтер несуть персональну відповідальність за додержання порядку ведення і достовірність бухгалтерського обліку та звітності.
- Штатний розпис Трудового архіву затверджує Сарненський міський голова.
