Програма розвитку та збереження архівних фондів на  2025-2027 роки

СХВАЛЕНО Рішення виконавчого комітету Сарненської міської ради 30 квітня 2024 року  № 244

ЗАТВЕРДЖЕНО Рішення Сарненської міської ради   24 травня 2024 року  № 1909

 

ПРОГРАМА

розвитку та збереження архівних фондів на  2025-2027 роки

 

         Ця програма розроблена відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства  юстиції України від 02.03.2015 №296/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 04.03.2015 за №250/26695, Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.06.2014 № 864/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.2014  № 592/25369, Положення про Комунальну установу «Трудовий архів» Сарненської міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету  Сарненської міської ради від 16.01.2021 №62 на  підставі статті 91 Бюджетного кодексу України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та, керуючись постановою Кабінету Міністрів України від 31.01.2007 №106 «Про затвердження Порядку розроблення і виконання державних цільових програм» з внесеними змінами.       

 

1. Паспорт Програми

1.	Ініціатор розроблення програми	Комунальна установа «Трудовий архів» Сарненської міської ради
2.	Дата, номер і назва документа, на підставі якого розроблено програму	Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 №3814-ХІІ
3.	Розробник Програми	Комунальна установа «Трудовий архів» Сарненської міської ради
4.	Відповідальний виконавець Програми	Комунальна установа «Трудовий архів» Сарненської міської ради
5.	Головний розпорядник коштів	Сарненська міська рада
6.	Учасники  Програми	Комунальна установа «Трудовий архів» Сарненської міської ради, Сарненська міська рада, Клесівська селищна рада, Немовицька сільська рада, Степанська селищна рада, Вирівська сільська рада
7.	Термін реалізації Програми	Протягом  2025-2027 років
7.1	Етапи виконання Програми:	1 етап - 2025 рік    2 етап - 2026 рік    3 етап - 2027 рік
8.	Перелік місцевих бюджетів, які беруть участь у виконанні програми	Сарненської міської територіальної громади; Клесівської селищної територіальної громади; Вирівської сільської територіальної громади; Немовицької сільської територіальної громади; Степанської селищної територіальної громади.
9.	Загальний обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації програми усього, в тому числі:	2025 рік – 888,1  тис. грн       2026 рік – 967,2 тис. грн        2027 рік – 967,2  тис. грн
9.1	Коштів бюджету Сарненської міської територіальної громади	1804,9 тис. грн
9.2	Коштів інших бюджетів	1017,6 тис. грн

 

 

2. Визначення проблеми, на розв’язання якої спрямована Програма

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов’язані з нагромадженням, обліком зберіганням юридичними і фізичними особами архівних документів та використання відомостей, що в них містяться.

Основним завданням КУ «Трудовий  архів» Сарненської міської ради є прийом та зберігання документів з особового складу (накази з кадрових питань,

 

особові рахунки заробітної плати, документи з виборів до всіх рівнів та інше) установ, підприємств, організацій, що ліквідувалися або припинили свою діяльність.

За останні роки економічні перетворення, що відбуваються у державі, спричинили відчутні зміни у складі джерел комплектування трудових архівів.

У процесі аграрної реформи архіви ліквідованих колгоспів уже прийняті на збереження, розвиток підприємництва породив безліч підприємств і організацій, які з різних причин дуже швидко припинили свою діяльність без правонаступників,  а це означає, що  документи  з   особового   складу   втрачають

власника, і є загроза їх втрати. Тому необхідно систематизувати документи з особового складу усіх ліквідованих підприємств, забезпечити їх збереження. Вищезазначені документи є підставою для видачі довідок для забезпечення

соціальної гарантії – призначення пенсій за віком, по втраті годувальника, по інвалідності та інших соціальних виплат.

На 01.01.2024  джерелами комплектування документів КУ «Трудовий  архів» Сарненської міської ради стали 163 установи, організації, підприємства, що вже ліквідувалися або припинили свою діяльність. Загальна кількість справ, що перебуває на зберіганні в КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради, складає 18053 одиниці зберігання особового складу.

Документи з кадрових питань (особового складу) на  сьогоднішній час зберігаються у пристосованому приміщенні, яке орендується в Управлінні культури, туризму, молоді та спорту Сарненської міської ради. Одиниці зберігання  особового складу  розміщені в архівосховищах площею 168,7 кв.м на металевих стелажах. Матеріально-технічна база КУ «Трудовий  архів» Сарненської міської ради відповідає вимогам основних правил роботи архівних установ України.

За документами архіву щорічно виконується близько 1200 запитів юридичних і фізичних осіб.

Програма сприятиме вирішенню питань соціально-правового характеру жителів Сарненської міської територіальної громади та окремих суміжних територіальних громад.

Розв’язати перелічені та інші проблеми трудового архіву без стабільного бюджетного фінансування неможливо.

          Розв’язання перелічених проблем передбачається Програмою розвитку архівної справи на 2025-2027 роки.

 

3. Визначення мети Програми

Метою  Програми є вирішення пріоритетних завдань щодо забезпечення зберігання документів з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, що розташовані на відповідній території, або ліквідованих підприємств, установ організацій, що діяли (були зареєстровані) на цій території. Забезпечення подальшого розвитку архівної справи, задоволення соціальних потреб громадян територіальних громад Сарненщини.

 

4. Обґрунтування шляхів і способів розв’язання проблеми, обсягів та джерел фінансування; строки та етапи виконання програми

      Основними шляхами та засобами розв’язання проблеми, щодо  якої спрямована Програма,  є:

- зміцнення матеріально-технічної бази КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради;

       - створення умов для більш ефективного впровадження в архівній установі сучасних інформаційних технологій;

      - організація користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях, видача юридичним особам і громадянам архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні;

      - науково-технічне опрацювання документів, що надійшли на зберігання, створення необхідного довідкового матеріалу до них.

Засоби розв’язання проблеми відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» полягають у дотриманні вимог чинного законодавства України у цій сфері.

Фінансове забезпечення виконання Програми здійснюється в межах видатків, передбачених у бюджеті Сарненської міської територіальної громади (з урахуванням інших субвенцій, наданих з бюджетів Клесівської селищної, Вирівської сільської, Немовицької сільської та Степанської селищної територіальних громад) на відповідні бюджетні роки.

У разі необхідності протягом бюджетного року рішенням сесії Сарненської міської ради  затверджуються зміни щодо фінансування цієї Програми.

Для реалізації Програми також можливе фінансування за рахунок інших джерел, не заборонених законодавством.

               Фінансовий розрахунок на утримання КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради додається ( додаток 1).

         Програма розрахована на 2025-2027 роки і покликана сприяти діяльності КУ «Трудовий  архів» Сарненської міської ради щодо поліпшення фізичного стану документів та умов їх зберігання і використання, а також забезпечення збереженості документів установ, які вже ліквідувалися.

 

5. Перелік завдань і заходів Програми та результативні показники

 

Завдання Програми - вжити заходів щодо гарантованої збереженості документів з особового складу та документів тимчасового зберігання підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності і підпорядкування та документів з виборів до всіх рівнів Сарненської територіальної громади та інших територіальних громад або ліквідованих підприємств, установ і організацій, що були зареєстровані на території громад і не мають правонаступників.

Перелік заходів і завдань з виконання  Програми додається (додаток 2).

Результатом виконання Програми має стати виконання вимог Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи».

 

6. Очікувані кінцеві результати виконання Програми  

      Виконання Програми дасть змогу:

     - забезпечити права і законні інтереси громадян щодо інформації соціально - правового характеру;                                                                                                   

      - створити умови для гарантованого зберігання документів з кадрових питань (особового складу);

      - зміцнити матеріально-технічну базу КУ «Трудовий  архів» Сарненської міської ради та поліпшити умови праці працівників;

     - запровадити сучасні інформаційні технології.

    Підтримка цієї Програми Сарненською міською радою сприятиме розвитку архівної справи, поліпшенню умов діяльності КУ «Трудовий  архів» Сарненської міської ради, підвищенню ролі, значення і престижу архівної служби.

 

7. Координація і контроль за ходом цієї Програми

     Організаційне забезпечення виконання заходів Програми здійснює в межах своєї компетенції  виконавець - КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради.

    Виконання програми припиняється після закінчення встановленого строку, після чого КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради складає заключний звіт про результати її виконання та подає його на розгляд сесії міської ради разом із пояснювальною запискою про кінцеві результати виконання програми не пізніше ніж у двомісячний строк після закінчення встановленого строку її виконання.

Додаток 1 до Програми розвитку та збереження архівних фондів на 2025-2027роки

 

РЕСУРСНЕ  ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Програми розвитку та збереження архівних фондів на 2025-2027роки

 

тис. грн.

Обсяг коштів, які пропонується залучити на виконання Програми	Етапи  виконання  Програми (тис.грн)				Усього витрат на виконання                                               Програми (тис.грн)
	І		ІІ	ІІІ
	2025 рік	2026 рік		2027 рік
Обсяг ресурсів  усього, у тому числі:	888,1	967,2		967,2	2822,5
Бюджет Сарненської територіальної громади	565,5	619,7		619,7	1804,9
Бюджети інших територіальних громад	322,6	347,5		347,5	1017,6

 

Додаток 2 до Програми розвитку та збереження архівних фондів на 2025-2027 роки

 

Напрями діяльності та заходи Програми розвитку та збереження архівних фондів на 2025-2027 роки

 

№ з/п	Зміст заходів Програми з виконання завдання	Відповідальні за виконання	Разом обсяг фінансування (тис.грн) по періодах	Орієнтовні обсяги фінансування за роками тис.грн
				2025		2026		2027
				Бюджет міської територіальної громади	Бюджети територіальних громад	Бюджет міської територіальної громади	Бюджети територіальних громад (в розрізі громад)	Бюджет міської територіальної громади	Бюджети територіальних громад (в розрізі громад)
1	Забезпечення матеріально-технічної бази зберігання архівних документів:	КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради
1.1	Оснащення приміщень для зберігання документів( придбання архівних коробок, обладнання, електросвітильників)		2025-30,0      2026-37,0      2027-37,0	20,0	10,0 (Вирівськатергромада-5,0;   Клесівськатергромада-5,0)	25,0	12,0 (Вирівськатергромада-6,0;   Клесівськатергромада-6,0)	25,0	12,0 (Вирівськатергромада-6,0;   Клесівськатергромада-6,0)
1.2	Придбання витратних матеріалів для виконання робіт, спрямованих на поліпшення стану документів і роботи обладнання (канцтовари, тонери, картриджі)		2025-15,0    2026-18,0   2027-18,0	10,0	5,0 (Немовицькатергромада)	12,0	6,0 (Немовицькатергромада)	12,0	6,0 (Немовицька тергромада)
1.3	Придбання комп’ютерної техніки		2025-20,0 2026-25,0 2027-25,0	20,0		25,0		25,0
1.4	Телекомунікаційні послуги		2025-10,0 2026-11,0 2027-11,0	6,0	4,0 (Степанськатергромада)	7,0	4,0 (Степанськатергромада)	7,0	4,0 (Степанськатергромада)
1.5	Оплата послуг по  обслуговуванню архівосховища спеціалізованою організацією систем охоронної та автоматичної пожежної сигналізації		2025-3,6 2026-3,6 2027-3,6	2,0	1,6 (Немовицькатергромада)	2,0	1,6 (Немовицькатергромада)	2,0	1,6 (Немовицькатергромада)
1.6	Ремонт комп’ютерної техніки та обслуговування картриджів		2025-5,5 2026-6,3 2027-6,3	5,5		6,3		6,3
1.7	Перезарядка вогнегасників		2025-2,6 2026-2,8 2027-2,8	2,6		2,8		2,8
2	Оплата комунальних послуг та енергоносіїв	КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради	2025-75,0 2026-86,0 2027-86,0	55,0	20,0 (Вирівськатергромада-10,0; Клесівськатергромада-10,0)	64,0	22,0 (Вирівськатергромада-10,0; Клесівськатергромада-10,0; Степанськатергромада-2,0)	64,0	22,0 (Вирівськатергромада-10,0; Клесівськатергромада-10,0; Степанськатергромада-2,0)
3	Земельний податок	КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради	2025-1,7 2026-1,7 2027-1,7	1,7		1,7		1,7
4	Кадрове забезпечення	КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради
4.1	Заробітна плата та нарахування на неї		2025-724,7 2026-775,8 2027-775,8	442,7	282,0 (Клесівськатергромада-70,9; Немовицькатергромада-78,7; Вирівськатергромада-84,6; Степанська громада-47,8)	473,9	301,9 (Клесівська громада-75,7 Немовицька громада-84,3 Вирівська громада-90,7 Степанська громада-51,2)	473,9	301,9 (Клесівська громада-75,7 Немовицька громада-84,3 Вирівська громада-90,7 Степанська громада-51,2)
	ВСЬОГО			565,5	322,6	619,7	347,5	619,7	347,5