Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

МІСЬКОГО  ГОЛОВИ

 

 

12 червня 2018 року                                                                                     № 74

 

"Про забезпечення доступу

до публічної інформації в

міській раді"

 

Керуючись статтею 40 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", Законом України "Про доступ до публічної інформації", з метою забезпечення реалізації конституційного права особи вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію, що знаходиться у володінні Сарненської міської ради:

 

1. Затвердити у новій редакції:
   • заходи щодо забезпечення виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" Сарненською міською радою ( додаток);

 

• порядок складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації, що знаходиться у володінні          Сарненської міської ради ( додається);

 

• форму запиту на інформацію (додається).

 

2. Розпорядження міського голови від 17.06.2011 "Про забезпечення

доступу до публічної інформації в міській раді", від 16.12.2013 № 135 "Про внесення змін до розпорядження міського голови від 17.06.2011 № 120 "Про забезпечення доступу до публічної інформації в міській раді", від 23.05.2018 року № 57 Про внесення змін до розпорядження міського голови від 17.06.2011 № 120 "Про забезпечення доступу до публічної  інформації в міській раді" із змінами".

 

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами міськвиконкому Бахна В.К.

 

 

 

 

ВИКОНУЮЧИЙ ОБОВ’ЯЗКИ

МІСЬКОГО ГОЛОВИ                                                                            В.А.ХОМИЧ

 

                                                                 

 

                                                                           Додаток 1

                                                                           до розпорядження міського голови

                                                                          від 12 червня 2018 року   № 74

 

З а х о д и

щодо забезпечення виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації"Сарненською міською радою

 

№	Завдання		Терміни виконання
1	Забезпечувати наповнення з метою доступу до публічної інформації та її збереження системи обліку документів, що знаходяться у відповідних розпорядників інформації і містять публічну інформацію, обов'язкову реєстрацію в цій системі таких документів, надання доступу до них за запитами,  оприлюднення зазначеної інформації на офіційних веб-сайтах (а в разі їх  відсутності  -  в інший прийнятний для громадян спосіб)	Структурні	Постійно
2	Забезпечувати своєчасне оприлюднення проектів рішень, що підлягають обговоренню, а також систематичне і оперативне оприлюднення та оновлення інформації про свою діяльність	Структурні	Постійно
3	Забезпечувати оприлюднення на офіційних веб-сайтах, інформаційних стендах, в інший прийнятний для громадян спосіб інформації, зазначеної у статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації",  форм запитів на інформацію	Структурні	Постійно
4	Вживати заходів щодо унеможливлення  несанкціонованого доступу до наявної інформації про особу інших осіб	Структурні	Постійно
5	Організовувати інформування населення про права громадян, передбачені Законом України "Про доступ  до  публічної інформації"		Постійно
6	Сприяти депутатам місцевих рад, громадським організаціям, громадським радам, громадянам у здійсненні громадського контролю за забезпеченням органами виконавчої влади доступу до  публічної інформації  шляхом  проведення  громадських  слухань,  громадської                  експертизи тощо	Структурні	Постійно
7	Забезпечити проведення навчання і підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів   та її апарату та відповідальних осіб з питань забезпечення  доступу до публічної інформації		За окремим графіком

        

Керуючий справами

міськвиконкому                                                                                                                             В.К.Бахно

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження міського голови

12. 06. 2018  №  74

 

П О Р Я Д О К

складання, подання, опрацювання  та розгляду запитів щодо надання публічної

інформації, що знаходиться у володінні Сарненської міської ради

Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації“, Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547/2011 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу  до публічної інформації" та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої  є Сарненська міська рада (далі – міська рада).
2. Публічна інформація, розпорядником якої є міська рада – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання міською радою своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні міської ради  та її виконавчого комітету відповідно до їх повноважень.
3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані  до  міської ради  та її виконавчого комітету в усній формі, в письмовій формі, телефоном, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
4. У разі подання запиту до міської ради та її виконавчого комітету інформація надається згідно з положеннями цього Порядку відповідно до  Закону України “Про доступ до публічної інформації“.   

Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" покладається на посадових осіб-розпорядників інформації.

5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити: прізвище, ім'я, по батькові (найменування - для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити працівник загального відділу міської ради.
6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, відповідно до  Закону України “Про доступ до публічної інформації” є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.
7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у спеціаліста загального відділу та на офіційному веб-сайті міської ради.
8. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання.

 

 

 

 

Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

9. Запити щодо надання публічної інформації приймаються міською радою у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 08.00 до 17.00, у п’ятницю – з 08.00 до 16.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться міська рада, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00 до 13.45).
10. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, телефоном та факсом, подані в усній формі, які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без   зазначення     конкретного    відділу чи  посадової особи, реєструються працівниками загального відділу.
11. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без   зазначення     конкретного    відділу чи  посадової особи , надсилаються на спеціальну електронну адресу міської ради, яка оприлюднюється на офіційному веб-сайті міської ради.
12. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу міської ради відповідальні працівники апарату міськвиконкому  невідкладно передають такі запити засобами електронної пошти на спеціальну електронну адресу.
13. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та телефоном (який оприлюднюється міською радою у встановленому порядку), які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без   зазначення     конкретного    відділу чи  посадової особи ,  оформляються працівниками загального відділу за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.
14. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації  за телефоном до посадової особи міськвиконкому,  запитувача переадресовують за відповідним телефоном загального відділу.
15. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформляються і реєструються як запити, що надійшли поштою.
16. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, на будь-якій стадії приймання  та реєстрації  такого запиту залучається працівник юридичного відділу міськвиконкому  для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа. Про надання юридичного висновку працівником юридичного відділу   невідкладно проставляється відповідна відмітка: "Підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, "Не підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

  Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

17. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної  у пункті  5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам  пункту  5 цього Порядку не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.
18. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до міської ради фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження   до міської ради наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
19. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без   зазначення     конкретного    відділу чи  посадової особи , здійснюються  в окремій підсистемі “Запити публічної інформації“.  На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній  системі, в якій, крім даних, зазначених у пункті 5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

 

20. При реєстрації в електронній системі документообігу запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

- статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

- територією знаходження запитувача ;

- тематикою запиту;

- способом отримання запиту: письмово, електронною поштою, телефоном, факсом, подано особисто.

 

21. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку міської ради,  працівник загального відділу проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

 

22. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді,  які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в загальному відділі.

 

 Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

23. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без   зазначення     конкретного    відділу чи  посадової особи ,  внесення пропозицій для вчинення  резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснюють працівники загального відділу та передають першому заступнику, заступникам міського голови,  керуючому справами міськвиконкому відповідно до розподілу функціональних повноважень.
24. Після розгляду запити з відповідною резолюцією працівниками загального відділу передаються до посадових осіб апарату міськвиконкому, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд негайно після накладення резолюції.
25. Посадові особи апарату міськвиконкому розглядають запит та готують проект відповіді за підписом першого заступника, заступника міського голови , керуючого справами міськвиконкому відповідно до розподілу функціональних повноважень.
26. Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках.

До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

27. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати чотирьох робочих днів з дня реєстрації.
28. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох посадових осіб, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є посадова особа, зазначена у резолюції першою (на нього покладається узагальнення інформації).
29. Проект відповіді запитувачу, завізований посадовою особою, яка готувала проект (у разі коли інформацію готували декілька посадових осіб, проект відповіді візують всі керівники), подається на підпис першому заступнику, заступнику міського голови , керуючому справами міськвиконкому відповідно до розподілу функціональних повноважень.
30. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу працівниками загального відділу.
31. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін його розгляду може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів.                 

 

       

32. У разі продовження терміну розгляду запиту посадова особа, на розгляді якої знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про продовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження та у відповідності із пунктом 30 цього Порядку.
33. Посадові особи несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених  проектів відповідей.
34. Після підписання у першого заступника, заступника міського голови , керуючого справами міськвиконкому відповідно до розподілу функціональних повноважень та реєстрації, відповідь на запит із додатками передається загальному відділу  для невідкладного надсилання запитувачу. 

Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів

 щодо надання публічної інформації 

 

35. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є посадові особи, визначені в резолюції керівництва міської ради , та безпосередні виконавці.
36. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу працівники загального відділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт міського голову.

 

 

 Керуючий справами

міськвиконкому                                                                                                                             В.К.Бахно

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням міського голови 

від 12.06.2018  №  74

 

ФОРМА ЗАПИТУ НА ІНФОРМАЦІЮ

 

Розпорядник:   Сарненська міська рада

                                     (м. Сарни, вул. Широка, 31)

 

Запитувач: 

_________________________________________________________________________________

                  (прізвище, ім'я, по батькові - для фізичних осіб,  найменування організації,

________________________________________________________________________________

              прізвище, ім’я, по батькові представника організації – для юридичних

_________________________________________________________________________________

                 осіб та об’єднань громадян, що не мають статусу юридичної особи,

_________________________________________________________________________________

 поштова адреса або електронна адреса, контактний  телефон)

 

ЗАПИТ НА ІНФОРМАЦІЮ

Прошу відповідно до Закону України «Про доступ  до  публічної  інформації» надати

________________________________________________________________________________

 (загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа)

 

Запитувану інформацію прошу надати у визначений законом строк

(необхідне зазначити):

на поштову адресу    ______________________________________________________________

                                    (поштовий індекс, область, район, населений пункт, вулиця,

________________________________________________________________________________

                              будинок, корпус, квартира)

на електронну адресу _____________________________________________________________

телефаксом           ________________________________________________________________

за телефоном         ________________________________________________________________

_______    ____________

 (дата)       (підпис)

                                                                

Керуючий справами

міськвиконкому                                                                                                                             В.К.Бахно

 

 

                                                                         Додаток

                                              до форми запиту на інформацію

 

І н с т р у к ц і я

 щодо процедури подання запиту на інформацію та її отримання

 

            Закон України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон) визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у  володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес.

            Публічна  інформація - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких  носіях  інформація,  що була отримана або створена в  процесі  виконання  суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків,  передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.

            Публічна   інформація   є   відкритою, крім  випадків, встановлених Законом.

            Метою Закону є  забезпечення прозорості та відкритості суб'єктів владних повноважень і  створення  механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

            Цей  Закон  не  поширюється  на  відносини  щодо отримання інформації суб'єктами  владних  повноважень  при  здійсненні  ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

            Запит на  інформацію - це прохання особи до розпорядника інформації надати  публічну  інформацію,  що  знаходиться  у  його володінні.

            Запит  на  інформацію може бути індивідуальним   або колективним.  Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном,  електронною поштою) за вибором запитувача.

            Письмовий запит подається в довільній формі.

            Запит на інформацію має містити:

            1) ім'я (найменування) запитувача,  поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є; 2) загальний опис інформації або  вид,  назву,  реквізити  чи зміст  документа,  щодо  якого зроблено запит,  якщо запитувачу це відомо; 3) підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

            З  метою  спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа  може  подавати  запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в розпорядника інформації та на офіційному  веб-сайті  відповідного розпорядника.

            У разі якщо  з  поважних  причин  (інвалідність,  обмежені фізичні  можливості  тощо)  особа  не може подати письмовий запит, його  має  оформити  відповідальна особа з  питань запитів на інформацію,  обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

            Розпорядник інформації має надати відповідь  на  запит  на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

            У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної  для  захисту  життя  чи  свободи  особи,  щодо   стану довкілля,  якості  харчових продуктів і предметів побуту,  аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що  сталися  або  можуть  статись  і  загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше  48  годин  з  дня  отримання запиту.

            Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

            У разі  якщо  запит  стосується  надання  великого  обсягу інформації  або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних,  розпорядник  інформації  може  продовжити  строк  розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача  в письмовій  формі  не пізніше  п'яти  робочих днів з дня отримання запиту.

            Інформація на запит надається безкоштовно.

 

 

            У разі якщо задоволення запиту  на  інформацію  передбачає виготовлення  копій  документів  обсягом  більш  як  10  сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

            При  наданні  особі інформації про себе та інформації,  що становить суспільний інтерес,  плата  за  копіювання  та  друк  не стягується.

            Розпорядник інформації має право відмовити  в  задоволенні запиту в таких випадках:

            1) розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно  до  його  компетенції,  передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит; 2) інформація, що запитується,   належить до  категорії інформації з обмеженим  доступом; 3) особа, яка подала запит  на інформацію,  не  оплатила передбачені фактичні витрати,  пов'язані з копіюванням або друком; 4) не  дотримано вимог до запиту на інформацію,  передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

            Розпорядник інформації, який  не  володіє  запитуваною інформацією,  але якому  за  статусом  або  характером  діяльності відомо або  має  бути  відомо,  хто  нею  володіє, зобов'язаний направити  цей запит належному   розпоряднику з одночасним повідомленням  про  це  запитувача. У  такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання  запиту належним розпорядником.

            У  відмові  в  задоволенні  запиту  на інформацію має бути зазначено:

            1) прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

               2) дату відмови;

               3) мотивовану підставу відмови;

               4) порядок оскарження відмови;

               5) підпис.

            Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається  в письмовій формі.

           Рішення, дії чи  бездіяльність  розпорядників  інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.